OGŁOSZENIE z dnia 23 czerwca 2025

OGŁOSZENIE

Bolesławiecki Ośrodek Kultury – Międzynarodowe Centrum Ceramiki w Bolesławcu zaprasza do składania ofert na wyłączną obsługę w zakresie Piwo i gastronomia „duża’’ na wyznaczonym obszarze, podczas imprezy plenerowej „31. Bolesławieckie Święto Ceramiki 2025”, która odbędzie się w Bolesławcu, w dniach 15 - 17 sierpnia 2025 r.

I. Przedmiot oferty:

1. Wyłączna obsługa pod względem Piwo i gastronomia „duża” wyroby gastronomiczne przygotowywane z grilla/rożna oraz napoje butelkowane po przelaniu do kubków jednorazowych i piwo lane z dystrybutorów (rollbar).
2. Gastronomia „duża”i inne podmiotymają jednakowe prawo do sprzedaży napojów zimnych i gorących (kawa, herbata, woda, soki) oraz przekąsek typu frytki, frytki belgijskie i naleśniki (za wyjątkiem „zakręconego ziemniaka” oraz sorbetu będących  produktami wyłączonym z gastronomii „dużej”).   

II. Zakres oferty 

1. Stoiska gastronomiczne znajdujące się na terenie imprezy w centrum miasta:  ks. J. Popiełuszki i pl. Marszałka J. Piłsudskiego, które zapewnią pełną obsługę imprezy w zakresie: Piwo i gastronomia „duża” w dniach 15 - 17 sierpnia 2025. Oferta nie obejmuje miejsc, gdzie inne podmioty posiadają na ogródki gastronomiczne. Szczegóły określa mapa stanowiąca załącznik nr 2;

Organizator nie dopuszcza składania ofert częściowych na obsługę w/w zakresie.

III. Krótka charakterystyka imprezy

Impreza plenerowa wraz z targami ceramiki odbywa się po raz 31. w centrum Bolesławca, 
w tym roku trwa pięć dni. Corocznie przyciąga ok. 150 tys. turystów z kraju i zagranicy. Impreza będzie odbywać się w centrum (gastronomia, stoiska handlowe i ceramiczne, giełda staroci), natomiast scena (na której wystąpią m.in. Oskar Cyms czy zespół IRA) będzie znajdować się na terenie miasta na ulicy Asnyka w pobliżu pl. ks. J. Popiełuszki. W centrum odbywać się również będą wystawy oraz działania artystyczno – animacyjno – warsztatowe, 
a także największe w Polsce targi ceramiki.

IV. Oświadczenia organizatora

1. Organizator oświadcza, że:
   1. ma prawo ustawić na terenie imprezy konstrukcje niemechaniczne, dostępne bezpłatnie dla uczestników imprezy, promujące sponsorów, partnerów Bolesławieckiego Święta Ceramiki,
   2. w zakresie Piwo i gastronomia „duża”zapewni dostęp do poboru wody 
      i poniesie koszty jej zużycia.
2. Organizator oświadcza, że odbywająca się impreza nie wstrzymuje działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorców w Bolesławcu w ramach posiadanych zezwoleń w zakresie gastronomii – w szczególności restauracji funkcjonujących na terenie imprezy.

V. Obowiązki Oferenta

1. W zakresie wyłączności Piwo i gastronomia „duża”:
   1. miejsca siedzące (stół i ławy do siedzenia) dla minimum 300 osób, minimum 15 rollbarów,
   2. sprzedaż napojów i potraw wyłącznie w opakowaniach jednorazowych,
   3. bieżące utrzymanie czystości, porządku i bezpieczeństwa na powierzonym terenie na pl. Marszałka J. Piłsudskiego i pl. ks. J. Popiełuszki,
   4. toalety i umywalki przenośne dla własnych pracowników (wraz z dezynfekcją zgodnie z wytycznymi GIS),
   5. wyznaczony, wygrodzony i objęty ochroną teren konsumpcji dla klientów gastronomii;
   6. we własnym zakresie dostęp do poboru prądu (własne źródła zasilania) wraz z kosztami jego zużycia (prawidłowo zabezpieczone zgodnie z wymogami przepisów BHP i ppoż),
   7. zapewnienie całodobowej ochrony powierzonego terenu na pl. Marszałka J. Piłsudskiego i pl. ks. J. Popiełuszki.
2. Oferent zobowiązany jest posiadać aktualne wszelkie pozwolenia wymagane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie swojej działalności (m.in. zaświadczenie o wpisie do działalności gospodarczej lub wpis do krs, ubezpieczenie OC) oraz badania sanitarno-epidemiologiczne dla osób wykonujących czynności przy obróbce żywności. Ponadto jest zobowiązany do prowadzenia i zabezpieczenia stoisk gastronomicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP i ppoż. 

Oferent ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu świadczonych usług, w tym wobec osób trzecich.

VI. Wadium

1. Przy składaniu ofert należy wpłacić wadium w wysokości 40 000 zł (słownie złotych: czterdzieści tysięcy złotych);
2. Wadium należy wpłacać na rachunek bankowy Bolesławieckiego Ośrodka Kultury – Międzynarodowego Centrum Ceramiki w Bolesławcu w Santander Bank Polska S.A. nr: 62 1090 1939 0000 0005 1600 0188;
3. Wadium winno być zaksięgowane na koncie Organizatora 03.07.2025r do godziny 12:00;
4. Wadium złożone przez oferentów, których oferty nie zostały wybrane lub zostały odrzucone, zwraca się w terminie 7 dni, odpowiednio od dnia dokonania wyboru lub odrzucenia oferty; 
5. Wadium złożone przez Oferenta wygrywającego wyłączność na Piwo i gastronomię „dużą” zalicza się na poczet kwoty całościowej oferty;
6. W przypadku gdy Oferent, którego oferta została wybrana nie podpisze umowy 
   w terminie 7 dni od daty wyboru oferty wadium przepada na rzecz Organizatora.

VII.  Oferta powinna zawierać:

1. Oferta działań:
   1. szczegółową specyfikację obsługi imprezy pod względem gastronomicznym (menu, ilość grilli/rożnów, nalewaków, wyposażenie, rozkład planowanych stanowisk zaznaczony na mapie stanowiącej załącznik nr 2); 
   2. aktualne pozwolenia wymagane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa; wymagane w zakresie prowadzonej przez oferenta działalności: w zakresie usług gastronomicznych (m.in. zaświadczenie o wpisie do działalności gospodarczej, ubezpieczenie OC, atesty urządzeń, koncesja na sprzedaż alkoholu);
   3. udokumentowaną informację o doświadczeniu w organizacji tego typu przedsięwzięć z ostatnich 5 lat popartą referencjami w zakresie usług gastronomicznych (nie mniej niż 3 referencje) oraz referencje dla osób zarządzających podmiotem składającym ofertę;
   4. zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z Urzędu Skarbowego, zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz zaświadczenie o niekaralności właściciela (w przypadku spółek - osoby reprezentującej Oferenta) z Krajowego Rejestru Karnego;
   5. dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorami imprezy - imię i nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail;
   6. opis wyglądu elementów wyposażenia, sprzętu gastronomicznego oraz ich wystrój (zdjęcia);
   7. wysokość opłaty brutto w złotych, nie mniej niż140 000 zł brutto (słownie: sto czterdzieści tysięcy złotych) – za wyłączność stanowiącą przedmiot oferty: Piwo i gastronomia „duża”;termin zapłaty zaoferowanej kwoty – w dwóch równych transzach, pierwsza transza 50% kwoty nie później niż do 10.07.2025 oraz druga transza 50% nie później niż do 24.07.2025. Faktury zostaną wystawione przez BOK-MCC po dokonanej wpłacie. W przypadku nieuiszczenia którejkolwiek z transz do 7 dni od wyżej wymienionych terminów Organizator ma prawo odstąpić od umowy z winy Wykonawcy, a środki już wpłacone zostają dla Organizatora na poczet kary umownej określonej 
      w umowie.
   8. potwierdzenie wpłaty wadium w wysokości 40 000 zł na rachunek Bolesławieckiego Ośrodka Kultury – Międzynarodowego Centrum Ceramiki 
      w Bolesławcu.
2. W przypadku braku wszystkich określonych w ogłoszeniu elementów oferty, powołana przez Dyrektora, „Komisja ds. rozpatrzenia ofert” ma prawo odrzucić i nie rozpatrywać takiej oferty.

VIII.   Kryteria wyboru oferty 

Przy wyborze ofert stosowane będą następujące kryteria:

1. Wysokość opłaty za wyłączność stanowiącą przedmiot oferty: Piwo i gastronomia „duża”;
2. Charakterystyka działań gastronomicznych;
3. Udokumentowane doświadczenie poparte referencjami.

IX. Oferta

1. Ofertę należy złożyć wypełniając druk oferty będący załącznikiem nr 1 do ogłoszenia wraz z wymaganymi załącznikami;
2. Po wybraniu oferty w ciągu 7 dni zostanie podpisana umowa;
3. Organizator zastrzega sobie prawo do negocjacji cenowej; 
4. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny.

X. Termin i adres – sposób, w który należy dostarczyć ofertę

Na zgłoszenia oczekujemy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 04.07.2025 do godziny 11.00. Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem: „31. Bolesławieckie Święto Ceramiki 2025” wyłączność: Piwo i gastronomia „duża”, proszę składać lub kierować na adres: Bolesławiecki Ośrodek Kultury - Międzynarodowe Centrum Ceramiki w Bolesławcu, pl. Marsz. 
J. Piłsudskiego 1c, 59-700 Bolesławiec, sekretariat. 

Otwarcie ofert dnia 04.07.2025r. godz. 12.00.

Ogłoszenie wyboru oferty odbędzie się 08.07.2025r. w BOK – MCC.

Szczegółowe informacje można uzyskać pod nr tel. +48 75 644 55 93 (Wojciech Szczerba), lub e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Organizator: Bolesławiecki Ośrodek Kultury-Międzynarodowe Centrum Ceramiki 
w Bolesławcu, pl. Marsz. J. Piłsudskiego 1c, 59-700 Bolesławiec

 www.bok.boleslawiec.pl

Załączniki:

1. Oferta
2. Mapa
3. Wzór umowy
4. Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych drogą elektroniczną